Wie Sie neue Pandemievorfälle in nur einem halben Tag digital managen können
Haben Sie ein klares und kontrollierbares Verfahren für den Umgang mit positiven Fällen an Ihrem Arbeitsplatz? Wenn nicht, kann dieser Artikel Ihnen helfen. Er wird Ihnen helfen, neue Fälle sicherer und mit weniger Auswirkungen auf die Arbeit zu verwalten.
Als die Zahl der COVID-19-Fälle anstieg, standen immer mehr Manager vor der Frage, wie sie mit neuen Fällen während einer globalen Pandemie umgehen und gleichzeitig die Störungen minimieren sollten. Es geht vor allem darum, schnell zu handeln. Pandemiefälle werden daher meist ad hoc behandelt, was zu einer unzureichenden Dokumentation des tatsächlichen Geschehens führen kann. Wenn etwas schief geht und nicht ausreichend dokumentiert wird, gibt es keine Möglichkeit zu beweisen, dass jeder Fall korrekt behandelt wurde. Außerdem entscheiden sich viele Manager sicherheitshalber dafür, ganze Abteilungen nach Hause zu schicken, wenn sich jemand mit dem Virus infiziert. Dies kann unnötig kostspielig sein, wenn nur die engen Kontakte der infizierten Person nach Hause geschickt und getestet werden müssen. Was wäre, wenn Sie jedes Mal einen wasserdichten digitalen Prozess durchführen könnten, der eine genaue Spur der Aktivitäten hinterlässt? Das können Sie tatsächlich!
Innerhalb weniger Stunden können Sie Ihren eigenen digitalen Prozess in Gang bringen. Dies kann Ihrer Organisation helfen, sicherzustellen, dass…
- Jeder kennt seine Rolle und weiß, was zu tun ist – in der richtigen Reihenfolge.
- Jeder Fall wird in Übereinstimmung mit Ihrem Prozess behandelt.
- Sie haben einen automatischen Bericht zur Analyse Ihres Aufwands.
Neu im Incident Management? Erfahren Sie, warum jedes Unternehmen ein Incident Management System braucht ️
Geschätzter Zeitaufwand: 1-2 Stunden
Bilden Sie Ihren Prozess ab
Zunächst müssen Sie Ihren Prozessablauf abbilden. Im Wesentlichen ist ein neuer Pandemiefall „nur“ ein weiterer Vorfall und ähnelt in seiner Natur einem Arbeitsunfall oder einer IT-Sicherheitsverletzung. Das bedeutet, dass Sie Ihren aktuellen Incident-Management-Prozess wiederverwenden können.
Kurz gesagt, beim Incident Management geht es darum, die unmittelbaren Auswirkungen zu minimieren und dann sicherzustellen, dass es nicht noch einmal passiert.
Ein Beispiel von Gluu
Unten sehen Sie einen typischen Prozess für das Management von Vorfällen, den wir auch für Pandemievorfälle verwenden können (diese Vorlage ist übrigens frei verfügbar, wenn Sie ein Gluu-Konto erstellen.)
Wenn Sie mehr über die Meldung von Vorfällen erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel „So richten Sie die Meldung von Vorfällen ein“.
Geschätzter Zeitaufwand: 2 Stunden
Fügen Sie pandemiespezifische Anweisungen und Aufgaben zu Ihrem Prozess hinzu
Als nächstes müssen Sie sicherstellen, dass pandemiespezifische Anweisungen enthalten sind:
Als Nächstes möchten Sie vielleicht einige Aufgaben hinzufügen, die Ihren Prozessablauf messbar und greifbar für die Personen machen, die ihn durchführen werden. Auf diese Weise können Sie alle Aktivitäten in Ihrem Prozess durchgehen und die Aufgaben hinzufügen, die wichtig sind:
Geschätzter Zeitaufwand: 1 Stunde
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Erstellen Sie nun einen Ablauf für einen Pandemiefall
Sobald Ihre Prozesslandkarte auf der Grundlage der von Ihnen gewünschten Vorgehensweise fertiggestellt ist und Sie Anweisungen für jede Aktivität und Aufgabe haben, anhand derer Sie messen können, ob der Standard eingehalten wird, ist es an der Zeit, eine „Fallvorlage“ zu erstellen. Eine Fallvorlage ist eine Variante Ihres Prozesses für einen Zwischenfall, die speziell für Pandemiefälle geeignet ist. Auf diese Weise können solche Vorfälle ihre eigenen Aufgaben und ihre eigene Logik haben, wann sie beginnen.
Sie tun dies, indem Sie jede Aktivität in die richtige Reihenfolge bringen, Aufgaben neu anordnen und einige als „Kritisch“ festlegen. Bei kritischen Aufgaben können Sie andere Aufgaben erst starten, wenn diese erledigt sind. Das bedeutet, dass alles in der richtigen Reihenfolge passiert.
In diesem Beispiel haben wir den folgenden Ablauf erstellt:
👉 Recommendation: The article „Managing New COVID-19 Cases Digitally“ on Gluu is a brilliant resource for companies trying to navigate a pandemic. It provides helpful insights about the importance of effectively managing procedures and processes in a digital environment during challenging times. The piece extensively details an efficient method for tracking and recording coronavirus cases, helping organizations remain safe and compliant. I strongly recommend it to businesses seeking a more streamlined, digital approach towards dealing with a pandemic in the workplace.
Geschätzter Zeitaufwand: 1 Stunde
Führen Sie Ihren Prozess aus
Jetzt können Sie einen Testlauf Ihres Prozesses durchführen. In unserem Beispiel umfasst das Management eines Vorfalls drei Rollen: Ein regulärer Mitarbeiter (eigentlich jeder im Unternehmen), ein Manager und möglicherweise ein Spezialist (wenn Sie z.B. einen Manager für Gesundheit und Sicherheit haben).
Sie müssen diesen Rollen einige Kollegen hinzufügen , um sie zu testen.
Kontrollieren Sie jeden Fall
Wenn Personen neue Fälle beginnen, können Sie den Status der einzelnen Fälle verfolgen:
Und wenn Sie einen Bericht über den Fall erstellen müssen, können Sie schnell einen Bericht mit einem genauen Status jedes Falls drucken:
Umgang mit Änderungen und neuen Richtlinien
Wie Sie wissen, ändern sich die Richtlinien der Gesundheitsbehörden häufig. Was tun Sie also, wenn Sie Ihren Prozess ändern müssen? Sie gehen einfach zurück, um Ihren Ablauf zu bearbeiten, neue Aufgaben und Anweisungen hinzuzufügen und Ihre Organisation zu informieren. Dies kann in Echtzeit und innerhalb von Minuten geschehen.
Warum nicht Versucht es selbst? Erstellen Sie einfach eine kostenlose 14-tägige Testversion und verwenden Sie die mitgelieferte Incident-Management-Vorlage, um Ihre eigene zu erstellen.
👉 Recommendation: A must-read for businesses looking to effectively manage new pandemic cases using digital solutions. The piece provides a comprehensive guide on how to optimally leverage the power of tech innovations to streamline the relevant processes within organizations. It particularly focuses on risk assessment, rapid response, reporting, and learning, all critical steps in managing an ongoing pandemic. If you’re seeking practical, data-driven ways to boost your organization’s pandemic handling protocols, this article offers invaluable resources and strategies.
Schlussfolgerung
Der Artikel von Gluu beschreibt, wie Unternehmen digitale Lösungen nutzen können, um neue Pandemiefälle in ihren Organisationen effektiver zu verwalten. Der Schwerpunkt liegt auf der Nutzung von Technologie zur Risikobewertung, schnellen Reaktion, genauen Berichterstattung und kontinuierlichem Lernen, um eine Pandemie effizienter zu verwalten. Dieser Artikel bietet Unternehmen wichtige Ressourcen und Strategien zur Verbesserung ihrer Pandemieprotokolle mit datengestützten und praktischen Lösungen.
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Fragen und Antworten
The platform provides a variety of specific features geared towards managing new pandemic cases. These include real-time case tracking, notification systems for new cases, as well as a detailed patient dashboard which displays comprehensive personal and health information. In addition, there are tools to analyse data to identify hotspots, trends, and patterns. There is also a system in place for contact tracing to flag individuals who have been in contact with confirmed cases.
Ensuring stringent data security is a fundamental aspect of this digital platform. The platform utilises advanced encryption protocols to safeguard sensitive health-related information. Furthermore, strict access controls are in place so that only authorized personnel can access the data. Regular audits and security monitoring are conduct to continuously scrutinze any suspicious activities. In this way, the digital platform maintains a high level of data security while respecting patient privacy.
Prior to its launch, the digital platform underwent an extensive trial phase. Pilot tests were conducted in select areas to ensure the functionality and efficiency of the platform. The feedback received was overwhelmingly positive, with users lauding its user-friendly interface and responsiveness. The trial phase pointed to areas that needed fine-tuning and further enhancement. These improvements have since been implemented, leading to the refined platform that we have today.
